Elektronisches Kommunalarchiv

Bequem archivieren – rechtssicher und gemeinschaftlich.

Frau schaut freundlich und hält ein Tablet mit SAKD Inhalt in der Hand

Digitale Archive in sicheren Händen

elKA – Was ist das?

Mit dem elektronischen Kommunalarchiv (elKA) steht den sächsischen Kommunen seit 2022 eine starke Verbundlösung zur Verfügung, um die Herausforderungen in der elektronischen Archivierung gemeinsam zu bewältigen. Hervorgegangen aus einem vierjährigen Aufbauprojekt der Kommunalen Spitzenverbände, ist es der Sächsischen Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung (SAKD) gesetzlich zugeordnet.

elKA bietet den Zugang zu einer modernen technischen Infrastruktur, wird durch eine zentrale Leitstelle betreut und entlastet die einzelnen Kommunen durch:

Bereitstellung eines digitalen Rechenzentrums
Nutzung der Archivsoftware DIMAG
Umfassende fachliche und technische Unterstützung
Über 50 angeschlossene Kommunalarchive

Haben Sie Fragen zum Thema elKA?

Sie haben Fragen zur Teilnahme an elKA oder benötigen Informationen zu technischen oder archivfachlichen Anforderungen? Sprechen Sie uns einfach an – wir helfen Ihnen gern weiter.

Leitstelle elektronisches Kommunalarchiv

elka(at)sakd.de

+49 3594 7752-0

Darstellung der Partner der Leitstelle elKA

Eine gesetzlich verankerte Verbundlösung

Seit 2022

Das elKA wird seit 2022 als gesetzlich verankerte Verbundlösung durch die SAKD betrieben (§ 4 Abs. 5 SAKDG). Es bietet einen stabilen Rahmen mit zuverlässigen Partnern, um Langzeitarchivierung dauerhaft zu gewährleisten. Über 50 Kommunalarchive haben sich bisher dem Verbund angeschlossen. Das Benutzungsverhältnis ist öffentlich-rechtlich ausgestaltet.

Ihre Vorteile mit elKA

Software für Ihre Kommune gemacht

Digitale Archivierung nach Gesetz Rechtssichere elektronische Archivierung nach § 13 Abs. 1 und 2 SächsArchivG durch moderne Infrastruktur.

Sicher vor Datenverlust Die Speicherung des elektronischen Archivgutes erfolgt dreifach gesichert im BSI-zertifizierten Rechenzentrum der LECOS GmbH. Der Zugang erfolgt über das Kommunale Datennetz (KDN).

Effizient und finanzielle planbare Kosten Der Betrieb elektronischen Archivlösungen über den technischen Wandel hinweg erfordern dauerhaft technische, organisatorische, personelle und finanzielle Ressourcen, die von einer einzelnen Kommune allein kaum zu bewältigen sind. Im elKA werden die Kosten auf mehrere Schultern verteilt. Durch die Gebührensatzung sind sie für die einzelne Kommune gut planbar.

Fachliche Exzellenz, starke Partner und praxisnahe Unterstützung

elKA steht nicht nur für eine technisch moderne Archivierungslösung, sondern auch für gebündelten Sachverstand, kontinuierliche Weiterentwicklung und umfassende Unterstützung.

Themen

Bündelung von Fachkompetenz und sicherer Technologie

Expertenwissen

Die Leitstelle der SAKD übernimmt Administration und Beratung – mit Experten aus den Bereichen Archiv und IT. Der Anschluss der SAKD an den DIMAG-Verbund ermöglich einen regelmäßigen Fachaustausch im Bereich der elektronischen Langzeitarchivierung und eine kontinuierliche Weiterentwicklung der DIMAG-Software.

Kontinuierliche Weiterentwicklung durch zuverlässige Partner

DIMAG

Das Digitale Magazin (DIMAG) ist eine Archivierungssoftware, die von öffentlich-rechtlichen Archiven entwickelt und im Verbund weiterentwickelt wird. Insgesamt wird sie von über 650 Archiven genutzt.

DIMAG-Verbund

Unterstützung durch Serviceangebote

Es ist bekannt, dass die elektronische Archivierung ein sehr komplexes, herausforderndes Themenfeld ist. Aus diesem Grund bietet die Leitstelle neben den rein technischen und administrativen Aufgaben auch unterschiedliche Serviceleistungen an, wie beispielsweise Schulungsangebote (DIMAG, Einstieg in die elektronische Archivierung) und verschiedene Formen des Fachaustausches. Darüber hinaus werden konkrete Unterstützungsleistungen für die Kommunalarchive im Archivierungsprozess angeboten.

Antrag auf Nutzung

Download

Für die Teilnahme ist ein Antrag bei der SAKD erforderlich. Archivierung erfolgt über die bewährte Fachsoftware DIMAG.

Antrag herunterladen

So funktioniert die Teilnahme

Seit 2022 steht elKA allen sächsischen Kommunen offen. Die organisatorischen und rechtlichen Rahmenbedingungen werden durch zwei Satzungen geregelt:

Häufig gestellte Fragen

Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen rund um das elektronische Kommunalarchiv.

FAQ

Digitale Verwaltungsabläufe und elektronische Unterlagen sind mittlerweile Bestandteil jeder Verwaltung. Archive stehen vor der Herausforderung, die digitale Wirklichkeit langfristig zu sichern. Technischer Wandel und gesetzliche Vorgaben machen die Archivierung komplex und herausfordernd – Unterlagen drohen unlesbar zu werden oder zu verschwinden.

Nach dem Sächsischen Archivgesetz sind die Träger kommunaler Selbstverwaltung, deren Verbände sowie kommunale Stiftungen verpflichtet, ihr Archivgut zur allgemeinen Nutzung in eigener Zuständigkeit zu archivieren. Um dieser Pflichtaufgabe ressourcenschonend nachzukommen, erfolgte von 2017 bis 2021 der Aufbau einer entsprechenden Infrastruktur im Rahmen des Projektes "elektronisches Kommunalarchiv (elKA)" gemeinsam durch den Sächsischen Städte- und Gemeindetag und den Sächsischen Landkreistag.

Dokumentenmanagementsysteme oder Vorgangsbearbeitungssysteme sind mittlerweile bei der Mehrzahl der Kommunen im Einsatz. Sie ermöglichen die Bearbeitung, Ablage und Speicherung von elektronischen Dokumenten. Dokumente werden für diese Zwecke bis Ablauf der Aufbewahrungsfristen dort abgelegt und nach Aufgaben-Zweckerfüllung zu löschen und in diesem Zusammenhang den Archiven anzubieten. Digitale Archivierungslösungen, wie das DIMAG umfassen Funktionen für die dauerhalte Erhaltung der Informationen über Entwicklungszeiträume hinweg.

Wir haben noch kein DMS und daher auch noch keine aussonderungsreifen Daten. – Falsch!

Falsch, aussonderungsreife, anbietungswürdige elektronische Unterlagen befinden sich nicht nur in Dokumentenmanagementsystemen. Oft sind es bereits elektronische Registerdaten, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. So gibt es bereits archivreife Unterlagen im elektronischen Melderegister sowie im elektronischen Gewerberegister. Auch Daten aus sich aktualisierenden Fachverfahren (wie Geofachdaten), Dateisammlungen, elektronische Amtsblätter oder digitale Bild- und AV-Bestände können potenziell archivwürdig sein. Fragen Sie Ihr Fachamt und setzten sich mit Ihrem Archiv in Verbindung.

Das DIMAG ist nicht auf bestimmte elektronische Unterlagen beschränkt, sondern vielmehr offen für zukünftige Dateiformate. Im DIMAG können elektronische Unterlagen aus Textdateien, aber auch Bild-, Audio- und Videodateien oder archivierte Webseiten abgelegt werden. Für die Auswahl der Archivierungsformate wird auf die Empfehlungen der Koordinierungsstelle für die dauerhafte Archivierung welkronischer Unterlagen (KOST) verwiesen.

Auch ist der anfängliche Grundspeicher jeder Zeit nach Bedarf erweiterbar und nicht beschränkt.

Archivierungsformate der KOST

Sie sind an der elektronischen Archivierung über das elKA interessiert, dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Gerne stellen wir Ihnen das elKA, unsere Unterstützungsangebote vor und besprechen mögliche Schwerpunkte. Nach der Antragstellung erläutern wir konkret in Auftaktgesprächen und Schulungsangeboten die nächsten Schritte. Erste Schritten können die Archivierung von Melde- oder Gewerbedaten mit Unterstützung der Leitstelle sein.

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