Elektronisches Kommunalarchiv

elKA - Was ist das?

Digitale VerwaltungsablÀufe und elektronische Unterlagen sind mittlerweile Bestandteil jeder Verwaltung und nicht mehr aus den Behördenprozessen wegzudenken.
Vor dem Hintergrund der fortschreitenden und forcierten Digitalisierung der Verwaltung ergibt sich zwangslĂ€ufig, dass auch archivwĂŒrdige elektronische Unterlagen entstehen. Nach dem SĂ€chsischen Archivgesetz sind die TrĂ€ger kommunaler Selbstverwaltung, deren VerbĂ€nde sowie kommunale Stiftungen verpflichtet, ihr Archivgut zur allgemeinen Nutzung in eigener ZustĂ€ndigkeit zu archivieren.
Besonders die dauerhafte Erhaltung von AuthentizitÀt und IntegritÀt elektronischer Unterlagen stellt die Archive vor besondere Herausforderungen. Um dieser Pflichtaufgabe ressourcenschonend nachzukommen, erfolgt derzeit der Aufbau einer entsprechenden Infrastruktur im Rahmen des Projektes "elektronisches Kommunalarchiv (elKA)" gemeinsam durch den SÀchsischen StÀdte- und Gemeindetag und den SÀchsischen Landkreistag.

Wollen Sie sich ĂŒber ZusammenhĂ€nge, Leistungen und Aufgabenverteilung im elKA informieren?
Dann schauen Sie sich hier unser kleines Video an.

Aufnahme des Wirkbetriebs von elKA

Es ist vorgesehen das Projekt im Laufe des Jahres 2021 mit der Produktivsetzung abzuschließen. Zu diesem Zeitpunkt geht die Verantwortung fĂŒr den Betrieb an die SĂ€chsische Anstalt fĂŒr kommunale Datenverarbeitung (SAKD) gemĂ€ĂŸ § 4 Abs. 5 SAKDG ĂŒber.

Akteure im Prozess der kommunalen Archivierung

Die elektronische Archivierung funktioniert nur im Zusammenspiel aller Beteiligten - sowohl innerhalb der Verwaltung (wie Fachamt, EDV, Organisation und Archiv) als auch durch Zusammenarbeit auf kommunaler Ebene in Sachsen sowie durch den Austausch innerhalb bundesweit etablierter Verbundlösungen. Dies schafft Synergieeffekte und spart Kosten.

Zur Umsetzung des Archivierungsprozesses elektronischer Unterlagen in Sachsen sieht die sÀchsische Lösung ein Zusammenspiel dreier Hauptakteure vor, dem der zustÀndigen kommunalen Archive vor Ort, einer Leitstelle bei der SAKD und einem IT-Dienstleister.

Darstellung der Zusammenarbeit der Akteure im Projekt Elektronisches Kommunalarchiv

Die wesentlichen archivfachlichen Aufgaben, insbesondere die Auswahl der archivwĂŒrdigen Unterlagen, obliegen weiterhin dem zustĂ€ndigen kommunalen Archiv.

Die Leitstelle als zentrales Koordinierungsorgan ĂŒberfĂŒhrt die von den Kommunalarchiven ĂŒbergebenen archivwĂŒrdigen Daten in das elektronische Archivierungssystem, fĂŒhrt QualitĂ€tskontrollen durch und sorgt im Rahmen der Bestandserhaltung dafĂŒr, dass die Daten dauerhaft authentisch und lesbar bleiben. Zugleich bietet die Leitstelle technische und archivfachliche Beratung im Übernahmeprozess elektronischer Unterlagen an.

Ihre Vorteile mit elKA

elKA-Newsletter

Um bis zum Start des elKA 2022 und darĂŒber hinaus einen möglichst komfortablen Informationsfluss anzubieten, stellt die Projektgruppe elKA fĂŒr alle Interessierten sĂ€chsischer Verwaltungen einen elKA-Newsletter zur VerfĂŒgung. Möchten Sie regelmĂ€ĂŸig durch den elKA-News­letter informiert werden, dann senden Sie uns eine E-Mail an elka(at)ssg-sachsen.de .

Kontakt

FĂŒr Fragen zur Teilnahme an elKA und den dafĂŒr notwendigen Voraussetzungen oder in diesem Zusammenhang stehende technische oder archivfachliche Fragestellungen setzen sie sich gerne mit uns in Verbindung.

SÀchsischer StÀdte- und Gemeindetag
Projektgruppe elektronisches Kommunalarchiv
Glacisstraße 3
01099 Dresden

Tel. 0351 / 8192-210
E-Mail: elka(at)ssg-sachsen.de