Informationen zum Prüfverfahren und Sonstiges

Anordnungsworkflow in Dokumentenmanagementsystemen (DMS)

Veröffentlichung: 08.02.19

Von einem kommunalen Anwender ist an die SAKD die Frage herangetragen worden, ob der dort zum Einsatz kommende Anordnungsworkflow in einem DMS der Prüfungspflicht des
§ 87 Absatz 2 SächsGemO unterliegt.

Im vorliegenden Fall werden die im HKR-Programm erstellten Anordnungen nicht unter Nutzung des internen Workflows im HKR-Programm sachlich und rechnerisch richtig gezeichnet und angeordnet. Vielmehr werden die Anordnungsbelege schnittstellenbasiert an ein DMS übergeben; dort erfolgen die sachliche und rechnerische Feststellung sowie die Anordnung der Zahlung. Dabei leistet das DMS unter anderem auch die Prüfung der Signaturen gemäß den örtlichen Unterschriftsbefugnissen. Wurden diese Prozessschritte durchlaufen, erfolgt schnittstellenbasiert die Rückübergabe des Anordnungsbelegs in das HKR zur weiteren Bearbeitung durch die Kasse.
Diese Workflowlösung beinhaltet Programmfunktionalitäten, die die SAKD regelmäßig innerhalb des Prüfgebietes „Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen nach den Regeln der Doppik“ der Prüfung unterzieht und deren Anforderungen in den entsprechenden Prüfgrundlagen der SAKD enthalten sind. Um ein neues Prüfgebiet der SAKD handelt es sich somit nicht. Im Ergebnis hat die SAKD die Prüfpflicht dieser Lösung bejaht und prüft gegenwärtig den konkreten Anordnungsworkflow vor Ort.

Die SAKD geht davon aus, dass das Konzept eines externen Anordnungsworkflows in DMS bei weiteren kommunalen Anwendern im Freistaat Sachsen umgesetzt wurde und im Einsatz ist. Solche Lösungen dürfen gemäß § 87 Absatz 2 SächsGemO nur verwendet werden, wenn sie von der SAKD geprüft und zugelassen wurden. Prüfpflichtig ist dabei jeweils der Anordnungsworkflow in der konkreten Programmkombination aus HKR und DMS (Prüfgegenstand). Die SAKD weist darauf hin, dass in diesen Fällen – in der Regel durch den Programmhersteller - ein Prüfantrag bei der SAKD zu stellen ist. Hierzu wird ein Antragsformular unter folgender Adresse bereitgestellt:
http://www.sakd.de/fileadmin/pruefung/antrag/pruefantrag_191214.pdf

Für Fragen zur Prüfung des Anordnungsworkflows stehen Ihnen die Mitarbeiter unseres Bereiches Verfahrensprüfung gern zur Verfügung: www.sakd.de/index.php

Prüfpflichtige Programme außerhalb aktueller Prüfbereiche

Veröffentlichung: 05.02.15

Die SAKD erhält regelmäßig Anfragen von betroffenen Kommunen und deren Eigenbetrieben oder Zweckverbänden zum Einsatz prüfpflichtiger Programme, die bisher von der SAKD nicht geprüft werden können und die daher nicht zugelassen sind. Die entsprechenden Institutionen werden in aller Regel durch Berichte der örtlichen oder überörtlichen Rechnungsprüfung kritisiert, sie würden nicht von der SAKD geprüfte Programme einsetzen. Bereits unser
Fachartikel "Prüfpflicht von Verfahren der kaufmännischen Finanzbuchhaltung gemäß § 87 Absatz 2 SächsGemO" beschäftigt sich mit dem Entstehen und den Konsequenzen der Prüfpflicht unter dem Gesichtspunkt der Spezialprogramme für die rein kaufmännische Finanzbuchhaltung unter Berücksichtigung des Eigenbetriebsrechts sowie des Rechts der kommunalen Zusammenarbeit.

Der vorliegende Artikel soll die aktuelle Situation zu diesem Thema verallgemeinert und weiter gefasst für alle der Prüfpflicht durch die SAKD unterliegenden Programme darstellen. Weiter ...

Erlass zum Einsatz geprüfter und zertifizierter Datenverarbeitungsprogramme im Bereich des kommunalen Finanzwesens nach § 87 Absatz 2 SächsGemO

Veröffentlichung: 04.05.12

Mit Rundschreiben vom 29. März 2012 an die Landesdirektion Sachsen als Rechtsaufsichtsbehörde hat das Sächsische Staatsministerium des Innern (SMI) nochmals auf die Programmprüfungspflicht im Bereich des kommunalen Finanzwesens hingewiesen und die Verfahrensweise zum Vollzug der Regelungen nach § 87 Absatz 2 SächsGemO konkretisiert. Anlass für die neuerliche Regelung durch das SMI ist die Einführung der kommunalen Doppik in den Kommunen des Freistaates Sachsen sowie die damit zusammenhängende Eröffnung des entsprechenden Prüfgebiets durch die SAKD.
Im Unterschied zur bisherigen Verfahrensweise bei der Eröffnung neuer Prüfgebiete durch die SAKD hat sich das SMI gegen eine Fristenlösung entschieden und stattdessen eine für alle Prüfbereiche der SAKD einheitliche Regelung entwickelt.

Grundsätzlich dürfen Programme für die Ausführung der Kassengeschäfte und anderer Geschäfte im Bereich des kommunalen Finanzwesens nur in sächsischen Kommunen verwendet werden, wenn sie zuvor von der SAKD geprüft und zugelassen wurden (§ 87 Absatz 2 SächsGemO). Die Programmprüfung und Zulassung ist insbesondere in den Prüfbereichen unabdingbar, die gegenwärtig von der SAKD erschlossen sind. Derzeit führt die SAKD Programmprüfungen in folgenden Prüfbereichen durch:

  • Allgemeine Programmeigenschaften, 
  • Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (mit den Bereichen Haushaltsplanung, Haushaltsüberwachung, Kassenwesen und Jahresabschluss) (kameral), 
  • Veranlagung (Gewerbe-, Grund- und Hundesteuer) (kameral), 
  • Vermögensrechnung und Anlagenbuchhaltung (kameral), 
  • Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen nach den Regeln der Doppik (mit den Bereichen Grunddaten, Haushaltsplanung, Haushaltsbewirtschaftung, Kassenwesen, Jahresabschluss sowie Anlagenbuchhaltung und Inventarisierung).

Über die aktuellen Prüfbereiche informiert die SAKD jederzeit im Rahmen ihrer Internetpräsenz unter der folgenden Adresse: http://www.sakd.de/pruefgegenstand.html

Im Unterschied zur bisherigen Praxis - so führt das SMI im o. g. Erlass konkretisierend aus - wird innerhalb der aktuellen Prüfbereiche der SAKD der Einsatz der zu prüfenden Programme in jedem Falle bereits ab Stellung eines Prüfantrags geduldet, längstens jedoch bis zum Ende des Prüfverfahrens der SAKD. Die vormals notwendige Einhaltung von Fristen bei der Antragstellung auf Programmprüfung etwa nach Eröffnung neuer Prüfgebiete durch die SAKD entfällt damit.

Auch für grundsätzlich gemäß § 87 Absatz 2 SächsGemO prüfpflichtige Programme außerhalb der aktuellen Prüfbereiche der SAKD trifft das SMI eine klare Regelung. Demnach wird der Einsatz von Programmen aus Bereichen, in denen die SAKD aktuell keine Prüfungen durchführt, ohne Zulassung geduldet. Das Stellen eines Prüfantrags in diesen Bereichen ist nicht erforderlich.

Zehn Jahre Verfahrensprüfung durch die SAKD

Veröffentlichung: 20.12.07

Eine Betrachtung zur Notwendigkeit und Wirksamkeit, zu Aufwand und Nutzen der durch die SAKD durchgeführten Verfahrensprüfungen

Im Jahr 1997 wurden durch die SAKD erstmals Verfahrensprüfungen auf der Grundlage des § 87 Absatz 2 SächsGemO durchgeführt, die im darauffolgenden Jahr zu den ersten Zulassungen für den Einsatz von Programmen im Freistaat Sachsen geführt haben. Damit jährt sich die Durchführung von Verfahrensprüfungen im Freistaat Sachsen unter dem Dach der SAKD zum zehnten Mal. Anlass genug, um ein Fazit über eine Verwaltungstätigkeit zu ziehen, die in Zeiten komplexer und umfangreicher werdender, hochintegrierter DV-Systeme ein hohes Maß an Rechtskonformität und Anwendersicherheit gewährleistet. Dabei soll jedoch auch nicht verschwiegen werden, dass von verschiedenen Seiten immer wieder Fragen nach der Notwendigkeit und Wirksamkeit der Verfahrensprüfung sowie nach der Kostenbelastung der sächsischen Kommunen gestellt werden. Diese Kritik wird im Nachfolgenden aufgegriffen und anhand konkreter Beispiele beantwortet.

Lesen Sie dazu unseren Fachartikel.

Anmerkungen zu den "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)"

Veröffentlichung: 27.01.03

Durch die Änderungen der §§ 146 und 147 Abgabenordnung im Rahmen des Steuersenkungsgesetzes vom 23. Oktober 2000 haben die Finanzbehörden, insbesondere die steuerliche Außenprüfung, ab dem 01.01.2002 die Möglichkeit, auf die mit Hilfe eines DV-Verfahrens erstellte Buchführung direkt zuzugreifen. Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat dazu in seinem Schreiben vom 16.07.2001 die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) veröffentlicht. Damit wird unter anderem der rechtliche Rahmen und der Umfang des Datenzugriffs definiert.
Aus Sicht der Finanzbehörden wird mit der Ermöglichung dieser Prüfungstechnik das Ziel verfolgt, steuerliche Außenprüfungen nicht nur effektiver, sondern vor allem auch zeitnäher durchführen zu können.

Mit dem folgenden Artikel sollen die Kernzüge der GDPdU kurz erläutert, daraus resultierende Anforderungen an DV-Systeme umrissen sowie der Bezug zum kommunalen Umfeld gegeben werden.

Prüfpflicht von Verfahren der kaufmännischen Finanzbuchhaltung gemäß § 87 Absatz 2 SächsGemO

Veröffentlichung: 26.04.02

In der Vergangenheit wurden von Seiten der Anwender und Hersteller kommunaler Finanzverfahren aber auch durch die kommunale Rechtsaufsicht immer wieder Anfragen an die SAKD gestellt, inwieweit Finanzverfahren zu Unterstützung einer kaufmännischen (doppelten) Finanzbuchhaltung der Prüfpflicht des § 87 Absatz 2 SächsGemO unterliegen. Der offensichtlichen Bedeutung dieser Frage Rechnung tragend, sollen die nachfolgenden Ausführungen die aktuelle Situation darstellen und erläutern.

Weiter im Fachartikel.