SAKD-aktuell, Ausgabe Juni 2024

Liebe Leserinnen und Leser,

in der Juni-Ausgabe lesen Sie die folgenden Artikel:

• Neuer digitalisierter Registrierungsprozess für den automatisierten Abruf einer einfachen Melderegisterauskunft im Sächsischen Melderegister
• Networking und Austausch beim TRANSCONNECT®-Anwendertreffen
• Registermodernisierung – Erste Ausbaustufe der Registerlandkarte ist online
• Abschied vom ausgedruckten Passbild bei Ausweisdokumenten
• Informationsfreiheitsbeauftragte veröffentlichen Praxishandreichung zur Ausgestaltung von Transparenzportalen
• Datenschutzkonferenz veröffentlicht Orientierungshilfe für den datenschutzgerechten Einsatz von KI-Anwendungen
• Statusreport Prüfverfahren
• 1. Netzwerktreffen für eine nachhaltige öffentliche Beschaffung am 19.09.2024 in Berlin

Neuer digitalisierter Registrierungsprozess für den automatisierten Abruf einer einfachen Melderegisterauskunft im Sächsischen Melderegister

Die SAKD als Digitalisierungsbehörde im Freistaat Sachsen verfolgt das Ziel, Prozesse umfassend zu digitalisieren und zu optimieren. Dies umfasst auch automatisierte Auskunftsprozesse mit einem bestehenden hohen Digitalisierungsgrad im Sächsischen Melderegister.

Bereits heute erteilt das Sächsische Melderegister einfache Melderegisterauskünfte im Wege des automatisierten Abrufs über das Internet an private Nutzer. Voraussetzung hierfür ist bisher eine erfolgreiche einmalige Registrierung im manuellen Verfahren, basierend auf einer Antragsstellung zur Zugangseröffnung mit angeschlossener Prüfung und Identitätsfeststellung sowie der Nutzereinrichtung auf der Seite des Sächsischen Melderegisters. Dieser initiale Registrierungsprozess ist mit einem Zeitversatz bis zur Verfügbarkeit des Angebots für den Abrufenden verbunden. Gleichfalls erfolgt die Zahlung der fälligen Gebühren auf Grundlage eines Bescheides im herkömmlichen Verfahren per Überweisung.

Unter Nutzung der E-Government-Basiskomponenten „Temporäre Identifikation“ und „Zahlungsverkehr“ wird die Auskunft nunmehr um die Möglichkeit zur Registrierung anhand eines elektronischen Identitätsnachweises (z.B. der Personalausweis mit Online-Ausweisfunktion) sowie zur elektronischen Bezahlung ergänzt. Hierdurch ist ein voll digitalisierter Verwaltungsprozess der einfachen Melderegisterauskunft, von der Antragstellung über die Auskunftserteilung bis zum Gebührenbescheid und der Zahlung durch den privaten Nutzer möglich. Die Nutzung der Basiskomponenten des Freistaates Sachsen als Kernelemente dieses neuen Digitalisierungsangebotes der SAKD ist uns hierbei ein besonderes Anliegen.

Wir freuen uns, allen privaten Nutzern im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben ab sofort eine voll digitalisierte einfache Melderegisterauskunft zur Verfügung stellen zu können.

Der Dienst steht unter https://www.saechsisches-melderegister.de/mra.ui/Account/Login zur Verfügung.

Networking und Austausch beim TRANSCONNECT®-Anwendertreffen

Am 3. Juni fand ein weiteres Treffen der sächsischen kommunalen TRANSCONNECT^®-Anwender statt.

Organisiert durch die SAKD, trafen sich 36 Teilnehmerinnen und Teilnehmer in den Räumlichkeiten des Eigenbetriebs IT der Landeshauptstadt Dresden, die dieser dankenswerter Weise zur Verfügung gestellt hat. Informiert wurde über aktuelle Themen rund um die Integrationsinfrastruktur, die die SAKD unter dem Label "Datendrehscheibe" für technische Integrationsanforderungen zentral bereitstellt. Die Teilnehmer konnten sich zu allen aktuellen Fragen und Herausforderungen rund um die zentrale kommunale "Datendrehscheibe" mit Experten austauschen. Damit alle Fragen unmittelbar und sachkundig beantwortet werden konnten, waren neben IT-Technikern und Verantwortlichen aus den sächsischen Landkreisen und Kommunen als Anwender auch der Hersteller der Komponente, die SQL Projekt AG, sowie die SAKD, die Komm24 GmbH und die Lecos GmbH als technischer Betreiber des zentralen kommunalen Integrationssystems vertreten.

Als Themen, zu denen informiert und diskutiert wurde, seien die Anpassungen des eGov-Aufsatzes an TRANSCONNECT^® v3.x, der aktuelle Stand des Aufbaus eines XTA2-Servers und die FitConnect-Anbindung des TRANSCONNECT^® beispielhaft genannt. Von der Möglichkeit zum Austausch von Erfahrungen und Lösungsansätzen wurde von allen rege Gebrauch gemacht. Die Komm24 GmbH stellte die "Automatisierte Bereitstellung der Online Antragsassistenten an die sächsischen Kommunen " und die SQL Projekt AG Einsatzmöglichkeiten des TRANSCONNECT^® aus dem Industrieumfeld vor. Hier wird TRANSCONNECT^® nicht als zentrale Datendrehscheibe für Onlineanträge, sondern vor allem dezentral zur Automatisierung von Datenaustauschprozessen eingesetzt.

Es war eine gelungene Veranstaltung, die am 22.10.2024 ihre Fortsetzung finden wird.

Sie haben Interesse an der Teilnahme? Dann wenden Sie sich gern an Herrn Maltzahn 03594/775259.

Ihre Anmeldung ist bereits jetzt willkommen.

Registermodernisierung – Erste Ausbaustufe der Registerlandkarte ist online

Das Bundesverwaltungsamt (BVA) hat in Zusammenarbeit mit dem Statistischen Bundesamt eine erste funktionsfähige Version der Registerlandkarte für die Öffentlichkeit online gestellt. Damit soll mehr Transparenz und Übersicht über die mehr als 280 Register in Deutschland geschaffen, sowie über Schnittstellen und Anschlussmöglichkeiten informiert werden.

Ziel ist es, dass Daten oder Nachweise nicht mehrfach je Register neu erfasst oder nachgewiesen werden müssen. Dafür sind detaillierte Informationen über Register und geführte Datenbestände notwendig, um Verwaltungsleistungen mit den dafür notwendigen Nachweisen verknüpfen zu können.

Ziele der Registerlandkarte sind:

• Erfüllung der gesetzlichen Aufgabe gemäß § 3 IDNrG,
• Schaffung von Transparenz über die Datenspeicherung,
• Auskunft über die Anschlussfähigkeit von Registern,
• Darstellung der weiteren Digitalisierungsbedarfe zur Priorisierung innerhalb der Registermodernisierung.

Die 1. Ausbaustufe der Plattform macht das Navigieren durch die Metadaten von über 280 Registern, wie beispielsweise Rechtsgrundlagen, Informationsobjekte, LeiKa-Leistungen oder OZG-Leistungen, möglich. Sie bietet darüber hinaus auch Informationen zu Merkmalen, Anschlussfähigkeit, Schnittstellen zum Verbund, Fachstandards und mehr.

Die Registerlandkarte soll noch weiterentwickelt und schrittweise ausgebaut werden. Sie ist unter https://registerlandkarte.de/ erreichbar.

Abschied vom ausgedruckten Passbild bei Ausweisdokumenten

Passfotos für Personalausweise, Reisepässe, elektronische Aufenthaltstitels (eAT) und eID-Karten werden ab dem 1. Mai 2025 nur noch in digitaler Form akzeptiert. Ausgedruckte, papierbasierte Lichtbilder werden dann nicht mehr angenommen. Der Weg der Verwaltungsdigitalisierung führt hier zu einem cloudbasierten E-Passfoto. Eine entsprechende Neuerung hat das Bundeskabinett am 27. März 2024 beschlossen. Die Reform muss noch den Bundesrat passieren.

Bürger können sich ab Mai 2025 quasi aussuchen, ob sie das Passfoto für ihr Ausweisdokument bei einem Berufsfotografen im Fotostudio (Dienstleister) oder in der Pass- und Personalausweisbehörde ihrer Stadt/Gemeinde vor Ort erstellen lassen. Zentrales Element sollen dafür in den zuständigen Behörden bereitstehende Fotoautomaten oder Lichtbildaufnahmegeräte sein, welche künftig zusätzlich die Fingerabdrücke und die Unterschrift erfassen und digital an die zuständigen Behörden übermitteln sollen. Der Bürger wird dadurch die Möglichkeit haben, das Passbild vor Ort auf dem zuständigen Amt machen zu lassen.

Bei der Erstellung des Lichtbildes bei einem Berufsfotographen muss dieser das Passfoto verschlüsselt mit einer sicheren Verbindung über einen Cloudanbieter der zuständigen Behörde zukommen lassen. Das digitale Passbild werde dann auch gleich auf seine Biometrie-Tauglichkeit geprüft. Ab Mai kommenden Jahres sollen die Ausweisdokumente zudem direkt mit der Post zugestellt werden können, sofern der Personalausweis- bzw. Passinhaber in Deutschland gemeldet ist. Der Gang zum Einwohnermeldeamt zur Abholung kann damit entfallen. Wer möchte, kann sich zudem per E-Mail eine Erinnerung schicken lassen, bevor ein Ausweisdokument abläuft. Ferner wird die Ausstellung von digital erzeugten Änderungsaufklebern vereinfacht. Die Angabe des Datums und der Unterschrift durch die zuständige Behörde auf den Aufklebern kann in Zukunft entfallen. Auch im Bereich der Datenfelder wird es Veränderungen geben. So soll der akademische Grad (z.B. Doktortitel) künftig in einem neu geschaffenen Datenfeld auf der Rückseite des Personalausweises und im Reisepass eingetragen werden können.

Hintergrund für diese strengen Vorschriften ist das sogenannte Morphing. Mit dieser Technik werden mehrere Gesichtsbilder zu einem einzigen Bild verschmolzen. Das Ergebnis zeigt die Gesichtszüge von verschiedenen Personen in einem Lichtbild. Mit dieser Technik können Lichtbilder für Pass- und Ausweisdokumente quasi manipuliert werden.

Das Bundesinnenministerium hat die entsprechende Verordnung zur Änderung der Personalausweisverordnung, der Passverordnung, der Aufenthaltsverordnung sowie weiterer Vorschriften auf seiner Internetseite veröffentlicht. Der Verordnungsentwurf enthält Regelungen in technischer, organisatorischer und datenschutzrechtlicher Sicht für die digitale Lichtbilderfassung und -übermittlung.

Informationsfreiheitsbeauftragte veröffentlichen Praxishandreichung zur Ausgestaltung von Transparenzportalen

Die Konferenz der Informationsfreiheitsbeauftragten in Deutschland (IFK) hat einen Leitfaden zum Aufbau und Betrieb staatlicher Transparenzportale herausgegeben. Über derartige digitale Plattformen können Bürger amtliche Informationen und Daten abrufen, die durch staatliche und kommunale Verwaltungen proaktiv bereitgestellt werden. Dazu sind sowohl der Bund als auch die Länder verpflichtet, sofern sie bereits über ein Transparenzgesetz oder eine andere entsprechende rechtliche Vorgabe verfügen.

Die „Praxishandreichung zur Ausgestaltung von öffentlichen Transparenzportalen“ richtet sich an die Betreiber der Portale, an informationspflichtige Stellen sowie Nutzer, die die Qualität einer Plattform prüfen möchten. Übersichtlich und kompakt werden Tipps und Hinweise zur Gestaltung der Plattformen gegeben, Anforderungen benannt und konkrete Umsetzungsmöglichkeiten aufgezeigt. Außerdem enthält der Leitfaden eine Checkliste, welche die wesentlichen Kriterien zusammenfassend aufführt, wie etwa zu technischen Rahmenbedingungen, zu organisatorischen Festlegungen, zur Barrierefreiheit und zum Verzicht auf Tracking.

Der Leitfaden kann in den sächsischen Landkreisen, Städten und Gemeinden als Orientierung dienen, sofern sich eine Kommune im Rahmen ihrer freiwilligen Aufgaben dazu entschließt, ein eigenes Transparenzportal aufzubauen. Das Sächsische Transparenzgesetz eröffnet den sächsischen Kommunen hier die Möglichkeit, sich zur Transparenz und Informationsfreiheit gegenüber ihren Bürgern zu bekennen und das Gesetz entsprechend anzuwenden. Die sächsischen Kommunen können ihre Rechte auf Informationsfreiheit und Transparenz in eigener Verantwortung und Zuständigkeit im Rahmen sogenannter Informationsfreiheitssatzungen regeln. Von dieser Möglichkeit haben beispielsweise bereits seit mehreren Jahren die sächsischen Städte Chemnitz, Leipzig und Dresden Gebrauch gemacht.

Die Handreichung kann hier eingesehen werden: Praxishandreichung Transparenzportale

Datenschutzkonferenz veröffentlicht Orientierungshilfe für den datenschutzgerechten Einsatz von KI-Anwendungen

Software-Tools auf Basis Künstlicher Intelligenz (KI) werden in staatlichen und kommunalen Behörden bisher in sehr geringem Umfang eingesetzt. Ein Grund dafür sind u.a. unklare Datenschutzbestimmungen. Um hier Klarheit zu schaffen, hat die Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder eine Orientierungshilfe für den datenschutzgerechten Einsatz von KI-Anwendungen erarbeitet. Der Leitfaden richtet sich an Unternehmen, Behörden und andere Organisationen. Sie betont die Notwendigkeit, durch interne behördliche Richtlinien den eigenmächtigen und unkontrollierten Einsatz von KI-Anwendungen zu verhindern. Eine entsprechende Richtlinie soll sowohl den Beschäftigten als auch der Organisation als Arbeitgeber Sicherheit geben.

Vor dem Einsatz einer KI-Anwendung sollte klar definiert werden, für welche Zwecke sie eingesetzt werden soll und ob personenbezogene Daten verarbeitet werden. Es wird zudem empfohlen, zu prüfen, ob beim Training der KI-Anwendung personenbezogene Daten verwendet werden und ob hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.

Bei der Auswahl von KI-Anwendungen wird zwischen geschlossenen und offenen Systemen unterschieden. Geschlossene Systeme bieten eine abgegrenzte und kontrollierte Umgebung für die Datenverarbeitung, während offene Systeme, insbesondere Cloud-Lösungen, zusätzliche Datenschutzrisiken bergen können.

Die Beteiligung von Menschen an Entscheidungen ist essenziell, vor allem, wenn eine KI nur Vorschläge macht. Unzureichende personelle Ressourcen und mangelnde Transparenz des Entscheidungsprozesses dürfen nicht dazu führen, dass Ergebnisse ungeprüft übernommen werden.

Ein weiterer wichtiger Punkt betrifft das Recht auf Berichtigung falscher Daten, die in KI-Anwendungen auftreten können. Organisationen müssen sicherstellen, dass betroffene Personen ihre Rechte gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wahrnehmen können.

Die Datenschutzkonferenz bietet mit ihrem Leitfaden eine Orientierungshilfe für die Gewährleistung eines verantwortungsvollen Einsatzes von KI-Anwendungen und die Vermeidung von Datenschutzverstößen.

Webseite der Datenschutzkonferenz

Download Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz Version 1.0

Statusreport Prüfverfahren

Die SAKD berichtet an dieser Stelle regelmäßig und aktuell über die finanzwirksamen Verfahren, deren Prüfstatus sich verändert hat. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn ein neuer Prüfantrag gestellt wurde oder wenn ein Prüfverfahren durch die Rücknahme des Prüfantrages, durch Zulassung oder Nichtzulassung beendet wurde. Darüber hinaus werden alle die Prüfverfahren aufgeführt, die sich "in Prüfung" befinden, d.h. bei denen mit den unmittelbaren Prüfungshandlungen begonnen wurde. Den Abschluss bildet eine Auflistung aller zugelassenen Programme, deren Zulassung in den nächsten 12 Monaten ausläuft und für die noch keine Folgeversions- oder Wiederholungsprüfung durchgeführt oder beantragt wurde.

Im Zeitraum vom 09.04.2024 bis zum 21.05.2024 haben sich folgende Veränderungen ergeben:

1. Netzwerktreffen für eine nachhaltige öffentliche Beschaffung am 19.09.2024 in Berlin

Der Interministerielle Ausschuss für nachhaltige öffentliche Beschaffung (IMA nöB) lädt Sie als Mitarbeitende von Landes- und Kommunalverwaltungen herzlich zu einem ersten Austauschtreffen zwischen Bund, Ländern und Kommunen zum Thema nachhaltige öffentliche Beschaffung ein:

am 19.09.2024
von 09.30 – 16.30 Uhr
im BMI, Alt-Moabit 140, 10557 Berlin
Konferenzbereich, Raum C.0.430

Der IMA nöB, der im Sommer 2022 auf Grundlage des Maßnahmenprogramms Nachhaltigkeit – Weiterentwicklung 2021 – gegründet wurde, hat über seine koordinierende Aufgabe im Bund hinaus das Ziel, eine möglichst bundeseinheitliche Praxis der nachhaltigen öffentlichen Beschaffung in Deutschland zu etablieren. Eine enge Zusammenarbeit und ein regelmäßiger Austausch zwischen Ländern, Kommunen und dem Bund kann zur Erfüllung des Ziels elementar beitragen. Geplant ist dementsprechend, die Praxis-Expertise von Ländern und Kommunen bei der Erarbeitung von Entscheidungen des IMA nöB für die Bundesebene einzubeziehen. Daneben soll perspektivisch auch die Zivilgesellschaft bei der Ausgestaltung der nachhaltigen öffentlichen Beschaffung mitgenommen werden. Zur Sicherstellung der Zusammenarbeit sollen regelmäßige Netzwerktreffen stattfinden. Geplant sind ein erstes Kennenlernen und die Etablierung eines Wissens- und Best-Practice-Austausches zwischen allen Beteiligten. Zum einen soll die Gelegenheit genutzt werden, Ihnen einen Einblick in Bundesinitiativen im Bereich der nachhaltigen Beschaffung – darunter auch in die konkrete Arbeit des IMA nöB – zu geben. Zum anderen freut sich der IMA nöB aber auch vor allem auf Ihren Input aus der Praxis!

Sollten Sie Interesse haben, am Netzwerktreffen teilzunehmen, bitten wir Sie bis spätestens Freitag, 14.06.2024, um kurze Rückmeldung per E-Mail an die Geschäftsstelle des IMA nöB unter IMAnoeb@bmi.bund.de. Geben Sie hierzu bitte im Betreff „1. Stakeholder-Netzwerktreffen 19.09.2024“ sowie Ihre Kontaktdaten an: Vor- und Nachname, Organisation, E-Mail-Adresse. Wenn Sie sich außerdem vorstellen können, Ihre Arbeit bzw. Best-Practice-Beispiele im Bereich der nachhaltigen Beschaffung am 19.09.2024 vorzustellen, melden Sie sich gerne mit Themenvorschlägen. Für Rückfragen können Sie sich jederzeit unter der genannten E-Mail-Adresse melden.

Der IMA nöB erlaubt sich, darauf hinzuweisen, dass es sich hierbei zunächst lediglich um eine grundsätzliche Interessensbekundung Ihrerseits handelt. Das Anmeldungsformular für eine Teilnahme an der Veranstaltung wird im Sommer an alle Interessierten versandt, sobald das Programm feststeht. Aus Platzgründen muss die Teilnehmerzahl auf ca. 200 Personen begrenzt werden.