SAKD-aktuell, Ausgabe April 2024

Liebe Leserinnen und Leser,

in der April-Ausgabe lesen Sie die folgenden Artikel:

Zum 01.05.2024 tritt der durch die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) herausgegebene Inhaltsdatenstandard OSCI XMeld
in der Version 3.4 in Kraft. Dieser regelt den Datenaustausch im Meldewesen bundeseinheitlich. Gemäß SächsMeldVO legt die SAKD das
Datenformat für die Datenübermittlungen zwischen Meldebehörden und dem Sächsischen Melderegister (SMR) nach § 8 Abs. 2 SächsAGBMG
verbindlich fest.

In diesem Zusammenhang weist die SAKD auf ihre anstehende Veröffentlichung im Sächsischen Amtsblatt Nr. 13 vom 28.03.2024 hin.
Darin wird der Einsatz der o. g. OSCI XMeld-Version ab deren Inkrafttreten festgelegt und die zugehörige Anwendungsvorschrift für
das Datenformat OSCI XMeld 3.4 zur Belieferung des SMR bekannt gegeben. Letztere ergänzt und konkretisiert die Vorgaben des
Fachstandards und unterstützt somit die Hersteller der jeweiligen Fachverfahren bei der Umsetzung ihrer Lieferschnittstelle zum SMR.
Die Anwendungsvorschrift ist unter http://www.sakd.de/smr_meldebehoerden.html abrufbar.

Nach dem erfolgreichen Abschluss des vierjährigen Aufbauprojektes startete das elektronische Kommunalarchiv (elKA) zum
1. Januar 2022 bei der Sächsischen Anstalt für kommunale Datenverarbeitung (SAKD) und steht damit allen teilnehmenden
Archiven zur Benutzung zur Verfügung. Zahlreiche sächsische Kommunen, darunter insbesondere die kreisfreien Städte Leipzig
und Chemnitz, sowie die Mehrzahl der sächsischen Landkreise, archivieren bereits ihre elektronischen Unterlagen
mit dem elKA.

Die elektronische Archivierung ist für den überwiegenden Teil der sächsischen Kommunen ein neues, unbekanntes Themenfeld mit
vielen offenen Fragen. Mit der Leitstelle elKA steht den Kommunen hierfür ein kompetenter Ansprechpartner zur Verfügung.
Die umfassende Unterstützung und die zielgerichtete Begleitung der kommunalen Archive sind der Leitstelle wichtige Anliegen.
Dabei steht im Vordergrund, die Archive Stück für Stück an die Thematik heranzuführen und konkrete Hilfestellungen für die
Herausforderungen anzubieten. Gern möchten wir alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der sächsischen Kommunalverwaltungen,
die sich mit dieser Thematik beschäftigen, ausführlich über das elKA informieren.

Die nächste Online-Informationsveranstaltung zum elKA findet am Freitag, dem 26. April 2024, von 9.30 Uhr bis ca. 11.00 Uhr
(per Videokonferenz über BigBlueButton) statt. Gern können Sie sich dazu über das Beteiligungsportal Sachsen bis spätestens
19. April 2024 unter folgendem Link anmelden: https://mitdenken.sachsen.de/1040322.

Im Rahmen dieser Veranstaltung werden wir das elektronische Kommunalarchiv ausführlich vorstellen (gesetzliche Grundlagen,
Inhalt, Voraussetzungen für die Benutzung, Antragstellung etc.), gesammelte Erfahrungen vermitteln (z.B. bei der Archivierung von
Meldedaten) und Fragen rund um die elektronische Archivierung beantworten.

Die Anmeldedaten erhalten Sie nach der Rückmeldefrist per E-Mail. Für Rückfragen steht Ihnen die Leitstelle elKA gern zur Verfügung:
Inhaltliche Fragen zum elKA richten Sie bitte an Herrn Daniel Piskol (Tel.: 03594 7752-71, E-Mail: piskol(at)sakd.de). Fragen zur Organisation
der Veranstaltung beantwortet Ihnen gern Frau Claudia Siller (Tel.: 03594 7752-76, E-Mail: siller(at)sakd.de).

Die 3-tägige Schulung wird den sächsischen Kommunen vom Freistaat Sachsen in Kooperation mit der Sächsischen Anstalt für
kommunale Datenverarbeitung angeboten.

Sie richtet sich nach dem Curriculum des Bundesamtes für Informationssicherheit in der Informationstechnik (BSI) und
versetzt die Teilnehmenden in die Lage, in ihrer Behörde ein Information-Sicherheits-Management-System (ISMS) entsprechend
der IT-Grundschutz-Methodik aufzubauen. Die Schulung behandelt die Themenfelder:

• Einführung und Grundlagen der IT-Sicherheit und rechtliche Rahmenbedingungen
• Normen und Standards der Informationssicherheit
• Einführung IT-Grundschutz
• IT-Grundschutz-Vorgehensweise (Überblick)
• Kompendium (Überblick)
• Umsetzung der IT-Grundschutz-Vorgehensweise
• IT-Grundschutz-Check

Detaillierte Informationen zu den Themenfeldern und Lerninhalten veröffentlicht das BSI unter:
https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/BSI/Grundschutz/IT-GS-Berater/curriculum_1_0.pdf

Die Schulung richtet sich an die Beauftragten für Informationssicherheit (BfIS) in den Kommunen und Mitarbeiter, die zukünftig
entsprechende Aufgaben wahrnehmen.

Am letzten Tag der Schulung kann von den Teilnehmenden eine Prüfung abgelegt werden. Bei bestandener Prüfung erhalten
die Teilnehmenden ein Zertifikat als "IT-Grundschutz-Praktiker".

Die Mindestteilenehmerzahl für die Durchführung der Schulung beträgt 8. Die Durchführung steht daher noch unter Vorbehalt.

Die Schulung und die Prüfungsgebühren werden durch Mittel der Sächsischen Staatskanzlei finanziert.

Anmelden können Sie sich unter: https://buergerbeteiligung.sachsen.de/portal/sakd/beteiligung/themen/1039571

In der Zeit vom 09.09. bis 11.09.2024 wird eine weitere Schulung zum IT-Grundschutz-Praktiker stattfinden. Die Anmeldung dazu
können Sie unter https://buergerbeteiligung.sachsen.de/portal/sakd/beteiligung/themen/1039587 vornehmen.

Am 20.03.2024 fand in Berlin eine gemeinsame Sitzung der AG XFinanz, Landes- und Kommunalvertretern, des
Fachverbandes der Kommunalkassenverwalter e.V., Vertretern der E-Payment-Hersteller und HKR-Verfahrensherstellern statt.
Organisiert wurde die Veranstaltung gemeinsam von der Fa. H&H Datenverarbeitungs- und Beratungsgesellschaft und der
Sächsischen Anstalt für kommunale Datenverarbeitung (SAKD) Bischofswerda.

Aus den praktischen Erfahrungen bei der Umsetzung der Anbindung von E-Payment-Plattformen an HKR-Systeme mittels XFinanz
musste bisher festgestellt werden, dass es dafür unterschiedliche und zum Teil nicht immer standardkonforme Ansätze gab.
Ziel sollte es daher sein, die weitgehende Einheitlichkeit der Anbindung von E-Paymentplattformen an HKR-Systeme mittels Anpassung
des Standards XFinanz zu erreichen sowie Anforderungen und Handlungsbedarfe für den Standard daraus abzuleiten.

In der eintägigen Sitzung wurden die Anforderung von allen Beteiligten diskutiert, mögliche Lösungswege, z. B. durch die
Entwicklung eines oder mehrerer neue Nachrichtentypen in XFinanz, untersucht und weitere Ziele und Aufgaben für die Zusammenarbeit
ermittelt. In einer sehr offenen und konstruktiven und sachbezogenen Fachdiskussion wurde festgestellt, dass die Standardisierung
vor allem unter den Bedingungen der Anforderungen der wachsenden Zahl an Online-Diensten (z. B. EfA-Dienste) und der stetig
steigenden Arbeitslast in den Verwaltungen unter den aktuellen Bedingungen der Personalauslastung und -knappheit unabdingbar ist.

Im Rahmen der Diskussion wurden wesentliche Anregungen und Hinweise zu Verfahrensweisen und Standards gegeben, welche im
Rahmen der Anpassung von XFinanz Berücksichtigung finden sollten.

Die Teilnehmer, von denen einige der Sitzung per Videokonferenz zugeschaltet waren, zogen eine durchweg positive Bilanz. Alle
Beteiligten verständigten sich darauf, gemeinsam den Standard XFinanz für die zukünftigen Aufgaben zu ertüchtigen.

Ihre Anregungen, Anforderungen oder Interesse an der Mitwirkung senden Sie bitte an folgende E-Mail-Adresse: standards@sakd.de

Der Bundesrat hat in seiner Sitzung am 22. März 2024 dem Wachstumschancengesetz zugestimmt und damit einen Kompromissvorschlag
des Vermittlungsausschusses von Bundestag und Bundesrat vom 21. Februar 2024 bestätigt.

Damit ist der Weg frei für die schrittweise verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnung im B2B-Bereich. Was bedeutet das?

• Ab dem 1. Januar 2025 wird der Empfang einer E-Rechnung gemäß EN16931 für alle deutschen B2B-Geschäfte verpflichtend.
• Ausnahmen gelten für Rechnungen unter 250 Euro gemäß § 33 UStDV und für Fahrausweise gemäß § 34 UStDV. Auch sind
  Rechnungen an Verbraucher grundsätzlich nicht betroffen.
• Nach dem 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können zunächst noch Papierrechnungen sowie
  E-Rechnungen in Formaten, die nicht den neuen Vorgaben an elektronische Rechnungen entsprechen, ausgetauscht werden.
• Die Priorität der Papierrechnung entfällt allerdings. Die Zustimmung des Empfängers für den Erhalt von EN16931-konformen
  E-Rechnungen ist nicht mehr erforderlich. Ganz im Gegenteil: Schon während der zahlreichen Übergangsfristen muss der
  Rechnungsempfänger der Abweichung von der E-Rechnungs-Verpflichtung bei „sonstigen" elektronischen Formaten
  (z.B. PDF-Dokumente) explizit zustimmen.
• Nach dem 31. Dezember 2026 bis zum 31. Dezember 2027 gilt diese Übergangsregelung nur noch für rechnungsstellende
  Unternehmen, die weniger als 800.000 Euro Umsatz im Jahr machen.
• Außerdem: Für bestehende
  EDI-Verbindungen, in denen jedoch E-Rechnungsformate ausgetauscht werden, die nicht den Vorgaben entsprechen,
  besteht eine zulässige Übergangsfrist noch bis zum 31. Dezember 2027.

Quelle:
Verband elektronische Rechnung (VeR)
Beschluss Bundesrat

Im Dezember des Jahres 2022 informierte die SAKD an dieser Stelle über die Veröffentlichung des Prüfhandbuches für Programm-
zulassungen im Bereich der Umsatzsteuer nach den Regeln der Doppik. Mit der Veröffentlichung der
VwV Prüfhandbuch USt.Doppik im Sächsischen Amtsblatt Nr. 42/2022 wurde dieser neue Prüfbereich der SAKD eröffnet. In den
zurückliegenden Monaten wurden erste Prüfverfahren durchgeführt und abgeschlossen, so dass zunächst ein kleiner Rückblick
auf die Prüfaktivitäten in diesem neuen Prüfbereich gegeben werden soll.

Bereits vor der Veröffentlichung der Verwaltungsvorschrift hat die SAKD die erstellten Prüfabläufe und Testdaten in einer ersten
Pilotprüfung zur Anwendung gebracht und konnte so Erfahrungen für die Durchführung der Prüfung sammeln. Im Anschluss hat
die SAKD alle Verfahrenshersteller angeschrieben und bis heute mehrfach aufgefordert, die gesetzlich geforderte
Programmprüfung zu beantragen. Dieser Aufforderung sind bislang noch nicht alle HKR-Anbieter in Sachsen nachgekommen!
Trotz dessen hat die SAKD zwischenzeitlich sechs Prüfverfahren in dem Prüfbereich begonnen, wobei mittlerweile insgesamt drei
Programme für den Einsatz im Freistaat Sachsen zugelassen werden konnten. Damit kann eingeschätzt werden, dass
bis zum Ende dieses Jahres – und damit bis zur verpflichtenden Anwendung des § 2b UStG in allen Kommunen Sachsens – sechs
Programme eine Zulassung besitzen werden und damit im Freistaat Sachen gemäß § 87 Absatz 2 SächsGemO verwendet
werden dürfen.

Bei sechs Prüfverfahren lassen sich erste Schlüsse ziehen, in welchem Maß Programme die Anforderungen entsprechend
der VwV Prüfhandbuch USt.Doppik erfüllen. Grundsätzlich kann festgestellt werden, dass alle bislang geprüften Programme
Funktionen zum Buchen mit Umsatzsteuer und dem Erstellen der notwendigen Auswertungen vorsehen. Gleichzeitig bestätigen
sich die Erfahrungen der Vergangenheit aus den Prüfungen in den anderen Prüfbereichen, dass kein Programm von Anfang an alle
Anforderungen erfüllen konnte. Dabei waren Programmanpassungen in den folgenden Bereichen besonders häufig:

• Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eines ausländischen Rechnungsempfängers (KRUSP11a),
• Ermittlung der Beträge zur Änderung der Vorsteuer und des Betrages der unentgeltlichen Wertabgabe infolge
  der Veränderung des Anteils der unternehmerischen Nutzung bei gemischt genutzten Wirtschaftsgütern
  (KRUSP14 und KRUSP15) sowie
• bei den Programmfunktionen zur Umsatzsteuerverprobung.

Den aktuellen Stand der Verfahrensprüfungen – und damit den Überblick darüber, welcher Programmhersteller bereits
eine Programmzulassung im Bereich der Umsatzsteuer hat oder dessen Programm sich in Prüfung befindet – finden Sie auf den
Internetseiten der SAKD (www.sakd.de) unter Aufgaben à Verfahrensprüfung àPrüfergebnisse oder unter dem folgenden Link:
Verfahrensprüfung - Stand der Programmprüfung im Bereich USt.Doppik. Für die nicht aufgeführten Programme liegt bislang kein
Prüfantrag vor. Mit Blick auf das Ende des Optionszeitraumes am 31.12.2024 kann daher nicht garantiert werden, dass diese
Programme zu diesem Zeitpunkt eine Zulassung für den Einsatz im Freistaat Sachsen im Bereich der Umsatzsteuer besitzen werden
oder erlangen können!

Die SAKD informiert regelmäßig sowohl auf ihrer Internetseite als auch an dieser Stelle im Newsletter „SAKD-aktuell“ über
Neuigkeiten und Ergebnisse aus dem Bereich der Verfahrensprüfung. Dabei lag der Fokus unsere Information an dieser Stelle
bislang darauf, über die Änderung eines Prüfstatus bei einem Programm im betreffenden Zeitraum zu informieren. So haben wir
beispielsweise über das Stellen eines neuen Prüfantrages oder den erfolgreichen Abschluss eines Prüfverfahrens mit einer
Zulassung informiert. Diese Darstellung ist zeitraumbezogen und zeigt in erster Linie die Veränderungen zum letzten
Newsletter, zum letzten Zeitraum auf. Eine Ausnahme dazu bildete allein der Ausweis der Programme, die sich "in Prüfung"
befinden, das heißt bei denen mit den unmittelbaren Prüfungshandlungen begonnen wurde: diese werden über die Dauer des
Prüfverfahrens bis zum Abschluss dessen im Newsletter ausgewiesen.

Mit diesem Newsletter wollen wir die Informationsdarstellung um eine zusätzliche Kategorie erweitern. Die Programmzulassungen
der SAKD sind zeitlich begrenzt. Auch wenn der Zulassungszeitraum auf der Internetseite erkennbar ausgewiesen wird und die
Programmhersteller rechtzeitig über das nahende Auslaufen einer Zulassung informiert werden, ist doch immer wieder festzustellen,
dass Programmzulassungen auslaufen, ohne dass eine Folgeversions- oder Wiederholungprüfung durchgeführt oder zumindest
beantragt worden wäre. Das hat dann zur Konsequenz, dass die Zulassung für das betreffende Programm erlischt und es damit
nicht mehr im Freistaat Sachsen eingesetzt werden darf. Für die kommunalen Anwender in Sachsen ergibt sich dadurch eine schwierige
Situation.

Vor diesem Hintergrund erweitern wir die Informationsdarstellung um die Kategorie „Programme, deren Zulassung in den nächsten
12 Monaten ausläuft“. In jedem Newsletter werden wir an dieser Stelle Programme ausweisen, deren Zulassung in den kommenden
12 Monaten auslaufen wird, für die es keine aktuellere Zulassung gibt und für die weder eine Folgeversions- oder Wiederholungsprüfung
durchgeführt oder zumindest beantragt wurde. Wir möchten damit allen Beteiligten die Möglichkeit geben, frühzeitig Kenntnis von
auslaufenden Programmzulassungen zu erlangen, um rechtzeitig darauf reagieren zu können mit dem Ziel, den rechtskonformen
Programmeinsatz finanzwirksamer Programme in Sachsen sicherzustellen.

Die SAKD berichtet an dieser Stelle regelmäßig und aktuell über die finanzwirksamen Verfahren, deren Prüfstatus sich verändert hat.
Das ist zum Beispiel der Fall, wenn ein neuer Prüfantrag gestellt wurde oder wenn ein Prüfverfahren durch die Rücknahme des Prüfantrages,
durch Zulassung oder Nichtzulassung beendet wurde. Darüber hinaus werden alle die Prüfverfahren aufgeführt, die sich "in Prüfung"
befinden, d.h. bei denen mit den unmittelbaren Prüfungshandlungen begonnen wurde. Den Abschluss bildet eine Auflistung aller zugelassenen
Programme, deren Zulassung in den nächsten 12 Monaten ausläuft und für die noch keine Folgeversions- oder Wiederholungsprüfung
durchgeführt oder beantragt wurde.

Im Zeitraum vom 06.02.2024 bis zum 08.04.2024 haben sich folgende Veränderungen ergeben: