SAKD-aktuell, Ausgabe August 2021

Liebe Leserinnen und Leser,

Satzungen für das elektronische Kommunalarchiv (elKA) seit 1. Juli 2021 in Kraft

Mit der Veröffentlichung der SAKD-Satzung über die Benutzung des elektronischen Kommunalarchivs sowie die damit verbundene Satzung über die Erhebung der Gebühren zum 1. Juli 2021 wurden die formalen Voraussetzungen zur Nutzung des elKA durch die sächsischen Kommunen geschaffen. In der Benutzungssatzung sind einerseits die Aufgaben des elektronischen Kommunalarchivs festgeschrieben und andererseits die Pflichten der Nutzungsberechtigten dargelegt.

Auf dieser Grundlage können die Kommunen nun einen Antrag auf Benutzung des elektronischen Kommunalarchivs bei der SAKD stellen.

Mit positivem Bescheid der SAKD beginnt das Nutzungsverhältnis zwischen der Kommune und dem elektronischen Kommunalarchiv. Zugleich erhält das teilnehmende Archiv alle notwendigen Zugangsdaten um das elKA zu nutzen. Damit ist die Kommune in der Lage ihr elektronisches Archivgut unter Erfüllung der fachlichen Voraussetzungen dauerhaft zu sichern und zu erhalten.

Für weitere Fragen steht Ihnen das Projektteam elKA unter elka@sakd.de oder 0351/8192-210 gern beratend zur Verfügung.

Beginn des Test-Wirkbetrieb: Ist das elKA für den Start bereit?

Das Projekt zum Aufbau eines gemeinsamen elektronischen Kommunalarchivs (elKA) für die sächsischen Kommunen befindet sich auf der Zielgeraden! Das Aufbauprojekt endet in diesem Jahr. Ab Januar 2022 steht den sächsischen Kommunen das elektronische Kommunalarchiv bei der Sächsischen Anstalt für kommunale Datenverarbeitung (SAKD) für die Benutzung zur Verfügung. Über den zukünftigen Aufbau und den Fortschritt des Projektes wurde bereits im Dezember 2020 über SAKD-aktuell berichtet.

Die Aufbauphase des elKA ist konzeptionell und technisch abgeschlossen und befindet sich seit dem 1. Juli in einer sechsmonatigen Testphase, dem sogenannten Test-Wirkbetrieb. Für die Teilnahme dieser durch die SAKD durchgeführten Projektphase konnten sechs Kommunen unterschiedlicher Größenklassen gewonnen werden. Auf diese Weise sollen mögliche Probleme bereits im Rahmen der Projektlaufzeit erkannt und behoben werden können.

Insbesondere geht es zum einen um ausführliche Systemtests mit der zum Einsatz kommenden Archivierungslösung DIMAG. Zum anderen sollen anhand von archivwürdigen Daten die konzeptionell beschriebenen Prozesse der Archivierung und das Zusammenspiel aller Beteiligten (Kommunalarchive, IT-Dienstleister und zukünftige Leitstelle/Projektgruppe elKA) erprobt werden. Schließlich dient der Test-Wirkbetrieb zum Test über die Funktionstüchtigkeit der beschriebenen Infrastruktur.

Die Begleitung und Auswertung der Testphase erfolgt durch die IMTB GmbH.

Weitere Informationen finden Sie auf der Internetseite der SAKD unter www.sakd.de/elka.html

Digital-Lotsen geleiten sächsische Kommunen in das Zeitalter der digitalen Verwaltung

Mit dem „Fördervertrag zur Umsetzung des Konzepts der Digital-Lotsen-Sachsen“ unterzeichneten der Freistaat Sachsen und der Sächsische Städte- und Gemeindetag e.V. Anfang Juli eine entsprechende Vereinbarung, mit welcher mehr digitale Kompetenz in den sächsischen Kommunen durch die Unterstützung zentraler Digital-Lotsen aufgebaut werden soll. Die Digital-Lotsen sollen künftig Wissen und Erfahrungen rund um digitale Verwaltung direkt in den sächsischen Kommunen an sog. Digital-Navigatoren weitergeben und diese bei entsprechenden E-Government-Projekten unterstützend begleiten. Um das dafür notwendige Fachwissen sachsenweit nachhaltig aufbauen zu können, fördert der Freistaat Sachsen die Ausbildung der Digital-Lotsen und Digital-Navigatoren im aktuellen Doppelhaushalt mit 1,122 Mio. EUR jährlich. In einem ersten Schritt soll dafür eine entsprechende Wissens-, Vernetzungs- und Lern-Plattform aufgebaut werden.

Weiterführende Informationen sind hier zu finden: www.medienservice.sachsen.de/medien/news/254220

Pflege der behördlichen Daten im Amt24-Zuständigkeitsfinder in Videos erklärt

Die kommunalen Behörden sind gemäß § 10 Abs. 3 i.V.m. § 14 Abs. 1 SächsEGovG dazu verpflichtet, die für den Betrieb der im Freistaat Sachsen als Zuständigkeitsfinder eingesetzten Basiskomponente erforderlichen Stammdaten und Informationen selbstständig elektronisch zur Verfügung zu stellen und mindestens einmal jährlich zu aktualisieren. Dazu gehören eine Reihe von behördlichen Stammdaten wie etwa Name, Anschrift, Kommunikationsdaten und Geschäftszeiten sowie Verweisungen auf die angebotenen Verwaltungsleistungen und Online-Services.

Um diese Verpflichtung zur proaktiven Pflege im Kontext des Amt24-Zuständigkeitsfinders zu unterstützen, stehen seit dem letzten Jahr eine Reihe von YouTube-Videos der Sächsischen Staatskanzlei sowie der Fa. SEITENBAU GmbH zur Verfügung, welche zur Schulung sowie Wissensauffrischung der mit der Pflege der Stammdaten beauftragten kommunalen Behördenmitarbeiter genutzt werden können.

Übersicht über die Lehrvideos:

Thema des Schulungsvideos

Webadresse

Einführung, Überblick und Bedienkonzept des AdminCenters

https://youtu.be/5Q6WpIXuqUk

Mandanten/Benutzerverwaltung

https://youtu.be/Vr66HKX10bk

Pflege des Impressums und Mandantenlogos

https://youtu.be/4367r_S2EEQ

Öffnungszeiten pflegen

https://youtu.be/b14tFhHPqKM

Pflege der Kommunikationskanäle zu Organisationseinheiten

https://youtu.be/EybYfttOYQQ

Zuordnung von Zuständigkeiten

https://youtu.be/IH7FuqzbZ6E

Pflege von Anschriften

https://youtu.be/JllFUBc5Yzk

Pflege der Mitarbeiterdaten

https://youtu.be/G7DdI2PObgQ

Verwaltung von Internetadressen

https://youtu.be/jmAGRj_aGlI

Verwaltung von externen Formular- und Online-Diensten

https://youtu.be/K6qTKC103l0

Ergänzende Informationen für kommunale Amt24-Redakteure zur Datenpflege im AdminCenter, zur Sprach- und Textgestaltung sowie zur Qualitätssicherung sind hier zu finden:

www.egovernment.sachsen.de/informationen-fuer-redakteure-5472.html

Erste rechtliche Voraussetzungen zur notariellen Beurkundung und Beglaubigung mittels Videokommunikation werden geschaffen

Die Bundesregierung hat dem Deutschen Bundestag vor kurzem den Entwurf eines Gesetzes zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) vorgelegt. Durch das DiRUG soll die Richtlinie (EU) 2019/1151 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 20.06.2019 im Hinblick auf den Einsatz digitaler Werkzeuge und Verfahren im Gesellschaftsrecht umgesetzt werden. Ziel der Richtlinie ist es, durch die Verringerung von Kosten, Zeit- und Verwaltungsaufwand Erleichterungen für kleine und mittlere Unternehmen zu schaffen Darüber hinaus wird hierdurch der Grundstein der Digitalisierung im Beurkundungswesen und Registerwesen gelegt. Vorgänge, wie die Gründung einer GmbH oder Eintragungen in das Handelsregister, können erstmals ohne Präsenz, d. h. ausschließlich online, durchgeführt werden.

Durch das DiRUG soll die Online-Bargründung einer GmbH ermöglicht werden. Hierfür ist ein digitaler Austausch von Informationen und Dokumenten im Rahmen einer Videokonferenz geplant, bei der auch die Beratung und Verlesung stattfinden soll. Die Videokonferenz soll ausschließlich über ein von der Bundesnotarkammer betriebenes Videokommunikationssystem erfolgen. Zur Identifizierung soll die eID-Funktion des deutschen Personalausweises oder ein vergleichbares Identifizierungsmittel dienen. Geplant ist die Unterzeichnung auf einer elektronischen notariellen Urkunde mittels qualifizierter elektronischer Signatur (qeS).

Auch öffentliche Beglaubigungen sollen in bestimmten Fällen durch die neu geschaffene Variante der Videokonferenz ohne zwingende Präsenz ermöglicht werden. So kann eine Anmeldung zum Handels- und Genossenschaftsregister für Kaufleute bestimmter Rechtsformen mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur in Gegenwart eines Notars oder mittels der Videokonferenz stattfinden. Vorgesehen ist dies insbesondere für Einzelkaufleute, Aktiengesellschaften, GmbHs und Genossenschaften, nicht jedoch Personenhandelsgesellschaften (OHG, KG) oder Partnerschaftsgesellschaften.

Einführung eines Basisregisters für Unternehmensdaten

Der Bundesrat hat in seiner Sitzung am 25.06.2021 das Gesetz zur Errichtung und Führung eines Registers über Unternehmensbasisdaten und zur Einführung einer bundeseinheitlichen Wirtschaftsnummer für Unternehmen (kurz: Unternehmensbasisdatenregistergesetz, UBRegG) gebilligt. Damit wird ein neues Basisregister für Unternehmensdaten eingeführt sowie erstmalig die Rechtsgrundlage geschaffen, Wirtschaftsunternehmen eine bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer, welche auf die Wirtschafts-Identifikationsnummer gemäß § 139c AO aufsetzt, als zentrales Ordnungsmerkmal (analog der Steuer-ID für Bürger) zuzuordnen.

Das Basisregister wird sämtliche wirtschaftlich aktive Einheiten wie etwa Kaufleute, Genossenschaften, Partnerschaften, Vereine, Unternehmen nach SGB VII sowie wirtschaftlich aktive natürliche, juristische Personen und Personenvereinigungen abbilden. Registerbehörde ist das Statistische Bundesamt. Ab 2024 soll das Unternehmensbasisregister im Realbetrieb laufen. Ein Zeitplan für die Verknüpfung der ca. 120 weiteren Register mit Unternehmensbezug liegt derzeit noch nicht vor.

Statusreport Prüfverfahren

Die SAKD berichtet an dieser Stelle regelmäßig und aktuell über die finanzwirksamen Verfahren, deren Prüfstatus sich verändert hat. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn ein neuer Prüfantrag gestellt wurde oder wenn ein Prüfverfahren durch die Rücknahme des Prüfantrages, durch Zulassung oder Nichtzulassung beendet wurde. Darüber hinaus werden alle die Prüfverfahren aufgeführt, die sich "in Prüfung" befinden, d.h. bei denen mit den unmittelbaren Prüfungshandlungen begonnen wurde.

Im Zeitraum vom 14.05.2021 bis zum 18.07.2021 haben sich folgende Veränderungen ergeben:

Neue Prüfanträge wurden für folgende Verfahren gestellt:
keine

Programmzulassungen gemäß § 87 Abs. 2 SächsGemO:
keine

Prüfverfahren, die ergebnislos beendet wurden:
keine

Rücknahme von Prüfanträgen:
keine

Zulassungen, die beendet wurden:
keine

Programme, die sich "In Prüfung" befinden:
ab-data GmbH & Co. KG
ab-data web Finanzwesen (doppisch), Version 3.1
E+S Rechnungswesen, Programmteil Anlagenbuchhaltung, Version 7
Prüfbereich: HKR.Doppik

Den jeweils aktuellen Stand der Verfahrensprüfungen finden Sie auf den Internetseiten der SAKD (www.sakd.de) unter Verfahrensprüfung - Prüfergebnisse.

Hinweise

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Sächsische Anstalt für kommunale Datenverarbeitung (SAKD)
Bischofstraße 18
01877 Bischofswerda

Telefon: +49 3594 7752-0
Telefax: +49 3594 7752-99

E-Mail: sakd@sakd.de
Internet: http://www.sakd.de

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Sie wird vertreten durch den Direktor Thomas Weber.
Inhaltlich Verantwortlicher gemäß § 55 Abs. 2 RStV: Thomas Weber (Anschrift wie oben)

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