Die IT-Verfahrenslandschaft der öffentlichen Verwaltungen ist durch den Einsatz von hochspezialisierten, i. d. R. geschlossenen und untereinander unzureichend gekoppelten Verfahren für Fachaufgaben gekennzeichnet. Ein Datenaustausch zwischen diesen Anwendungsprogrammen ist oftmals nur unter erheblichen Schwierigkeiten möglich. Die entstandenen Informationsinseln und Insellösungen bergen eine Vielzahl von Nachteilen, wie z. B.: 

• Informationslücken
• Redundante Datenhaltung
• Speicherung widersprüchlicher Datenbestände
• Fehlerquellen in Folge von Medienbrüchen
• Zusätzliche Aufwände für den Datentransfer und -abgleich.

Für die Optimierung der Verwaltungsorganisation, z. B. hinsichtlich der Erhöhung der Prozessqualität, der Minimierung von unproduktiven Arbeitsaufwänden, der Senkung der Bearbeitungsdauer sowie der Verbesserung der Vorgangsunterstützung durch Informationstechnologien, ist eine stärkere Integration der kommunalen Fachanwendungen miteinander somit dringend notwendig. Ziel dieser IT-Verfahrensintegration ist die Gewährleistung eines problemlosen Datenaustauschs sowohl für den Abgleich der an unterschiedlichen Orten lokalisierten Datenbestände, als auch zur Sicherstellung einer prozessbezogenen Informationsverteilung, die Voraussetzung für die effiziente Einbindung der Anwendungsprogramme in den Gesamtvorgang der Aufgabenerfüllung ist.

Eine deutliche Verschärfung des Problemfeldes Integration wird durch die zunehmende Umsetzung von eGovernment-Vorhaben hervorgerufen, die Online-Dienstleistungen auf dem Niveau von Transaktionen bereitstellen sollen und somit eine medienbruchfreie Vorgangsbearbeitung erfordern. So muss für die durchgängige, elektronische Durchführung von schon relativ einfachen Vorgängen des kommunalen Handelns, wie z. B. die Beantragung eines Anwohnerparkausweises, die Kopplung mit mehreren, voneinander unabhängigen Systemen geschaffen werden.
Vorhaben im eGovernment einerseits und der Wunsch nach Effizienzsteigerungen andererseits erfordern auch in stärkerem Maße als in der Vergangenheit eine medienbruchfreie, behördenübergreifende Zusammenarbeit. Dies betrifft sowohl das Zusammenwirken von Landkreisen und kreisangehörigen Gemeinden, die Zusammenarbeit zwischen Gemeinden (z. B. Lebenslage Umzug im Einwohnermeldewesen), als auch die Kooperation zwischen Kommunen und staatlichen Behörden.

In Folge der vorherrschenden Vielzahl von Anwendungsprogrammen und der zunehmenden Anzahl von Partnern an der elektronischen Kommunikation steigt perspektivisch der Integrationsbedarf stark an, wenn die Aufgabenstellungen umfangreicher werden und mehr Dienstleistungen online verfügbar gemacht werden sollen.

Stellen wir uns nun die Frage, warum, trotz eines unzweifelhaft heute schon existenten und in Zukunft steigenden Integrationsbedarfs, derart gravierende Defizite hinsichtlich der Verknüpfung der Fachverfahren existieren, so stoßen wir auf eine der wesentlichen Ursachen: das Fehlen von akzeptierten, allgemeingültigen Schnittstellenstandards. In der Folge basieren die meisten der aktuell realisierten Kopplungen von Fachverfahren auf individuell entwickelten Schnittstellenprozessoren, die native oder zweiseitig vereinbarte Austauschformate verwenden (siehe Grafik "Kopplung mit Hilfe individueller Schnittstellen" - jeder Strich symbolisiert eine Schnittstelle, die aus der Punkt-zu-Punkt-Verbindung der Anwendungen resultiert).

Dies wird jedoch in Zukunft kein praktikabler Weg zur Verknüpfung der Fachanwendungen mehr sein können, da, bedingt durch den erhöhten Integrationsbedarf, notwendigerweise die Vielfalt solcher Schnittstellen zunehmen wird. In der Folge steigen sowohl die im Rahmen des Schnittstellenmanagements zu beherrschende Komplexität als auch die damit verbundenen Kosten unverhältnismäßig stark an. Weitere Probleme begründen sich aus der Geschlossenheit und aufgrund des Individualcharakters solcher Implementierungen, wodurch Fragestellungen hinsichtlich der Wartbarkeit und der Aufwände bei einem Systemwechsel aufgeworfen werden.

Die Verfügbarkeit von Standards für den Datenaustausch kann daher für die aufgeführten Probleme nachhaltig Abhilfe schaffen, da die erforderliche Anzahl von Schnittstellen stark reduziert wird. Dadurch sinken für Softwareanwender der Aufwand für die Schnittstellenadministration und für Softwareanbieter die Aufwendungen für die Schnittstellenimplementierung in beachtlichem Maße. Andererseits können die Einführung neuer Fachverfahren und deren Integration in die vorhandene Verfahrenslandschaft sowie Versionswechsel oder der Austausch vollständiger Programme unter Aufrechterhaltung des bereits erreichten Integrationsniveaus leichter realisiert werden.