Formularservice (FS)
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Kurzbeschreibung

Die BaK FS stellt den sächsischen Verwaltungen eine Infrastruktur für die Entwicklung und den Betrieb elektronischer Formulare bereit. Bereits mehr als 7.000 (Stand 12/2010) unter­schiedliche Formulare von Landes- und Kommunalverwaltungen werden online über die Basiskomponente zentral angeboten. Über die BaK FS werden elektronische Formulare für Bürger und Unternehmen zentral bereitgestellt und administriert. Diese elektronischen Formulare sind mit Plausibilitätsprüfungen versehen sowohl elektronisch ausfüll- und speicherbar, elektronisch signierbar, elektronisch einreichbar und können elektronisch weitergeleitet werden (z.B. an EDV-Fachverfahren oder per Mail). Daneben können alle Formulare selbstverständlich auch als Leerformular (durch Bürger, Firmen oder die Verwaltung selbst) ausgedruckt werden.

Diese elektronischen Formulare werden in der BaK FS neben der herkömmlichen statischen Form, die das übliche gedruckte Papierformular elektronisch nachbildet, teilweise auch als dynamische Formulare angeboten. Dynamische Online-Formulare werden während und in Abhängigkeit von der Nutzereingabe kontextbezogen zusammengesetzt. Dadurch kann die Datenerfassung effizienter und sicherer erledigt werden.

Die BaK FS ermöglicht es, einen gemeinsamen Formularpool der sächsischen Verwaltungen in gesicherter Qualität und abgestimmtem Corporate Design aufzubauen. So können mehrfache Entwicklungs- und Pflegeaufwände entfallen. Mit der BaK FS werden einheitliche Gestaltungs­regeln für die Online-Formulare der Verwaltungen im Freistaat Sachsen bereitgestellt.

Der zentrale Formularservice erleichtert zudem die Integration elektronischer Formulare in IT‑Verfahren der Landes- und Kommunalverwaltungen im Freistaat Sachsen.

Nutzbare Funktionen

Für Verwaltungen

Folgende Funktionen der BaK FS stehen den staatlichen und kommunalen Verwaltungen des Freistaates Sachsen zur Verfügung:

  • Administration der BaK FS und Verwaltung der Online-Formulare der Behörde / Einrichtung als Mandant in der BaK FS (Formular-Server);
  • Inhaltliche und Layout-Erstellung sowie Veränderung von statischen (PDF, HTML) und dynamischen Online-Formularen (HTML) mit Software-Unterstützung durch jeweils einen bereit­gestellten Formular-Editor;
  • Einbetten intelligenter Formularfunktionen wie Berechnungen, Plausibilitätsprüfungen oder Hilfefunktionen in die Online-Formulare mittels Formular-Editor;
  • Versionierung der Formularstände, so dass jede Änderung nachverfolgt und bei Bedarf auch rückgängig gemacht werden kann (Formular-Server);
  • Verwendung zentral zur Verfügung gestellter sogenannter Grundformulare, die als Muster genutzt und mit Textangaben (z. B. Behörden- und Kontakt­daten) und Layout-Elementen (z. B. Wappen, Logo) zu eigenen Online-Formularen komplettiert und der Behörde / Einrichtung zugeordnet (instanziiert) werden können (Formular-Server);
  • Formulare sind einreichbar mit oder ohne elektronischer Signatur, Möglichkeit der Signaturprüfung (Gateway)
  • Entgegennahme vom Nutzer eingegebener Formular-Daten sowie Übermittlung an Fach­ver­fah­ren, so dass die Daten medienbruchfrei und ggf. automatisiert weiterverarbeitet werden können (Formular-Gateway);
  • Zusätzlich können vom Nutzer eingegebene Formular-Daten auch über elektronische Formular-Postfächer zugänglich gemacht und mit Hilfe von Regeln weitergeleitet werden (Formular-Gateway);
  • SSL-Verschlüsselung aller Formular-Transaktionen (Formular-Server und Formular -Gateway);
  • statistische Auswertbarkeit der Formularabrufe
  • Möglichkeit der Einbindung der in der BaK FS verwalteten Online-Formulare in eigene Internetauftritte der Verwaltungen.

Für Verwaltungskunden

Verwaltungskunden nutzen die Funktionen der BaK FS indirekt über die Formulare wie folgt:

  • Aufruf der Online-Formulare in den Web-Auftritten der Verwaltungen und je nach Funktionalität auch Ausfüllen, Ausdruck und Versand der eingegebenen Formular-Daten;
  • Möglichkeit, die online eingegebenen Formular-Daten lokal zwischenzuspeichern und das Ausfüllen des Formulars zu einem späteren Zeitpunkt weiterzuführen.

Nutzungsvoraussetzungen und Zugang

Für Verwaltungen

  • Anschluss an Sächsisches Verwaltungsnetz (SVN) oder Kommunales Datennetz (KDN)
  • PC mit einer Software-Anwendung Internetbrowser und Acrobat-Reader-Plugin
  • Aktiviertes JavaScript in den Browser-Einstellungen
  • Beantragung und Freischaltung eines Zugangs für Formular-Server und Formular-Gateway beim User Help Desk; ggf. auch für mehrere Nutzer der Behörde / Einrichtung (Abteilung, Referat, Amt, Sachgebiet etc.)
  • Zugang zur Administrationsoberfläche Formularserver unter
    https://fs.egov.sachsen.de/formserv
  • Zugang zur Administrationsoberfläche Formulargateway NetAdmin unter
    https://fs.egov.sachsen.de/NetAdmin
  • Zugang zur Administrationsoberfläche Formulargateway NetInbox unter
    https://fs.egov.sachsen.de/NetInbox
  • Lokale PC‑Installation des Formular-Editors [e]forms&more (Fa. waimea) für die Erstellung / Anpassung von statischen PDF- und HTML-Formularen. Dieser Editor ist mit Landeslizenz verfügbar und kann von den Verwaltungen kostenfrei genutzt werden.
  • Lokale PC‑Installation des Formular-Editors xima-forms-Designer (Fa. xima media) für die Erstellung / Anpassung von dynamischen HTML-Formularen. Dieser Editor ist nicht mit Landeslizenz verfügbar und muss von den Verwaltungen kostenpflichtig erworben werden.

Für Verwaltungskunden

  • Verwaltungskunden haben keinen direkten Zugang zur BaK FS.
  • Die Nutzung von Funktionen der BaK FS erfolgt über den Aufruf von Online-Formularen aus den Web-Auftritten der Verwaltungen (z. B. Amt24, kommunaler Internetauftritt, Themenportal o.ä.).

Schnittstellen

Zur BaK Amt24

Die BaK FS bietet eine Webservice-Schnittstelle an, die Suchfunktionen für Formulare bereitstellt. Im AdminCenter der BaK Amt24 können damit leicht Formulare in der BaK FS gesucht und die Daten dieser Formulare (z. B. Link, Name) in die Datenbank der BaK Amt24 übernommen sowie den dortigen Verfahrensbeschreibungen und Behörden zugeordnet werden.

Datenaustausch

Zur Entgegennahme der von den Nutzern eingegebenen Formular-Daten stehen den Verwaltungen in der BaK FS mehrere Schnittstellentechnologien wie SOAP oder FTP und Dienste (z. B. E‑Mail) zur Verfügung.

Zur BaK ESV

Zur Prüfung von elektronischen Signaturen besteht eine WebserviceSchnittstelle zur BaK ESV. Das Signatur-Prüfergebnis wird in der BaK FS angezeigt und protokolliert.

Servicelevel, Serviceklassen

Die BaK FS (Produktivsystem) ist der Serviceklasse B zugeordnet.

Das Testsystem der BaK FS ist der Serviceklasse D zugeordnet.

Nutzungskennzahlen

Zur Bemessung des Nutzungsumfangs der BaK FS durch die Verwaltungen werden folgende Kennzahlengruppen festgelegt:

  • Portale / Online-Anwendungen / Komponenten / Dienste, die genutzt werden;
  • Intensität der Technik-Nutzung;
  • Intensität der Support-Nutzung.

Die konkreten Kennzahlen sind gemäß Ziffer 3 der Vereinbarung über die Mitnutzung der zentralen E-Gov-Plattform und ihrer BaK noch zu erarbeiten.

Dokumentationen

Für die BaK FS stehen folgende Benutzerdokumentationen zur Verfügung:

 

Zudem stehen für die BaK FS folgende Schulungsunterlagen zur Verfügung:

Die AVS Meißen bietet Schulungen (2-tägiger Grundlagenkurs und 2-tägiger Aufbaukurs) zur BaK FS an.

Technische Dokumentationen für die BaK FS können auf Anfrage über den User Help Desk zur Verfügung gestellt werden.

Support

Zur Entgegennahme von Nutzeranliegen aus den staatlichen und kommunalen Verwaltungen des Freistaates Sachsen wurde ein User Help Desk (1st Level Support) eingerichtet.